Gestionnaire de dossiers-FR/EN/GE m/f
Ergon
Luxembourg, LU
il y a 1 mois

Fonction

  • Gestion journalière des dossiers;
  • Gérer les procédures de dépôt et d’enregistrement et tenir les clients informés de l’avancement de la procedure;
  • Effectuer les démarches nécessaires auprès des offices nationaux et internationaux;
  • Réceptionner les demandes des clients ; gérer les projets, relancer les clients,
  • Encoder les nouveaux dossiers ou les dossiers repris d’autres cabinets (y compris création de délais et suivi des délais),
  • Préparer les offres et devis pour les nouveaux dépôts, concernant les brevets, marques, modèles, droits d’auteur, noms de domaines (à terme),
  • Effectuer des recherches préliminaires d’antériorité à l’identique et de similitude (à terme),
  • Préparer les dépôts de demandes de brevets, marques et de modèles ; suivre la procédure d’enregistrement, et notamment surveiller la réception des confirmations de dépôt, les certificats de publication et d’enregistrement de la part des offices ;
  • préparer les rapports au client,

  • Transmettre aux clients les notifications officielles des offices, après rédaction de nos commentaires et recommandations ;
  • suivi des réponses des clients,

  • Assister les mandataires dans l’élaboration des réponses aux notifications officielles des offices (directement ou par le biais de nos correspondants locaux);
  • suivi des réponses et rapports aux clients,

  • Réceptionner les demandes d’enregistrements d’actes (cessions / changements de nom / changements d’adresse) des clients ;
  • gérer les délais de dépôt des différents documents nécessaires pour le dépôt des actes ; vérifier la présence de tous les documents nécessaires ;
  • effectuer le dépôt des documents nécessaires auprès de l’office compétent,

  • Surveiller la réception des confirmations de dépôt d’actes de la part des offices ; faire le rapport au client,
  • Déposer les demandes de renouvellement de brevets, marques et modèles; suivre la procédure de renouvellement, et notamment surveiller la réception des confirmations de dépôt de renouvellement et les certificats de renouvellement de la part des offices ;
  • faire les rapports au client,

  • Mettre en place les surveillances de marques ; aviser le client ; rédiger et envoyer les avis de surveillance ; gérer les renouvellements des surveillances avec envoi des avis de renouvellement et suivi des réponses des clients, facturation,
  • Correspondance en français, allemand et anglais avec les clients, agents et correspondants de l’Employeur,
  • Suivi des délais des dossiers confiés,
  • Suivi de la facturation des différents dossiers confiés (émission des factures, suivi interne, corrections éventuelles, vérification du statut comptable du client avant de procéder à de nouvelles actions).
  • Votre profil

  • Vous avez au minimum un BAC+3.
  • Vous avez une première expérience professionnelle de minimum 1 ans, idéalement dans une fonction administrative.
  • Vous parlez et écrivez parfaitement le français et l’anglais. Vous avez également un bon niveau d’allemand (intermédiaire supérieur minimum).
  • Vous connaissez Word, Excel ainsi que les autres logiciels bureautiques de base.
  • Vous êtes rigoureux, autonome, impliqué et aimez le travail en équipe.
  • Vous avez envie de vous investir dans une entreprise sur le long terme.
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