employé administratif (m/f)
Centre Hospitalier de Luxembourg
L-1210 Luxembourg
il y a 6j

Mission :

Assurer toutes les tâches administratives nécessaires à la passation d’un achat, à la saisie et au traitement des factures fournisseurs (comptabilisation, paiement, suivi des rappels, ) ainsi que toutes les tâches connexes nécessaire au bon fonctionnement des services, en respect du règlement financier et des procédures existantes au CHL

Tâches principales :

Achats / Stocks :

  • Analyser et traiter les demandes d’achats, les réservations de matériel, les demandes d’irréparables et les demandes d’équipements informatiques (de la commande à l’encodage des tableaux de suivi budgétaire).
  • Effectuer quotidiennement le suivi des commandes (relances fournisseurs, commandes ouvertes non livrées, ).
  • Gérer les litiges fournisseurs avec, si besoin, le support du responsable Achats / Stocks.
  • Gérer les retours fournisseurs (matériovigilance, prévention des péremptions, erreur de livraison, ).
  • Prévenir les ruptures de stock.
  • Participer aux inventaires et encoder les comptages.
  • Comptabilité générale :

  • Assurer le contrôle des pièces comptables (commande bon de livraison factures).
  • Saisir et comptabiliser des factures fournisseurs dans SAP.
  • Justifier des comptes vis-à-vis des fournisseurs et en suivre les retards et rappels de paiement.
  • Préparer le paiement hebdomadaire des factures fournisseurs.
  • Saisir des factures fournisseurs dans IDEP (Déclaration Intrastat).
  • Archiver les factures fournisseurs en électronique et papier.
  • Encoder, contrôler, comptabiliser les opérations bancaires et les relevés de paiement.
  • Etablir des factures de prestations de services divers.
  • Gestion courante :

  • Créer et maintenir à jour les données dans le système informatique SAP (articles, conditions d’achat, ) et les fichiers de saisie de données.
  • Assurer le suivi des commandes et factures / rappels (courrier, messagerie ).
  • Traiter les colis à expédier.
  • Gérer quotidiennement le courrier des services.
  • Assurer l’archivage des documents (papier et électronique) en fonction du plan de classement.
  • Profil recherché :

  • Diplôme : DAP agent administratif et commercial.
  • Expérience professionnelle réussie dans une fonction similaire.
  • Connaissances informatiques : SAP MM / FI - MS Office - Messagerie électronique.
  • Connaissances linguistiques : luxembourgeois, français, allemand.
  • Aptitudes, qualités personnelles : Facultés relationnelles développées, discrétion et respect de la confidentialité.Sens des responsabilités et de l’organisation, rigueur.
  • Aimer les travaux d’exécution répétitifs.Esprit d’équipe et être capable de travailler de façon autonome.Esprit d’analyse et pro-activité.

    Sensible à la qualité de service.

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